Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 13 стр.

       2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма,                     5. Организационные документы
телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные,
объяснительные записки, справки, акты и т.п.                                         Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если
       3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные де-            они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без органи-
ла, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, дого-         зационных документов. В начале деятельности создаются структуры
воры и т.п.                                                                   предприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, ин-
       Цель классификации документов:                                         струкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения орга-
       1) повышение оперативности работы аппарата управления;                 низационных вопросов.
       2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения                 Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организа-
функций структурных подразделений и обязанности конкретных испол-             ции, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом,
нителей;                                                                      права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной дея-
       3) четкое распределение информации;                                    тельности.
       4) экономия труда за счет использования информационно-справоч-                Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12,
ного аппарата.                                                                14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
       Значение классификации документов:                                            Инструкции определяют научно-технические, технологические,
       1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;          финансовые, производственные и другие стороны деятельности органи-
       2) повышение оперативности работы с документами.                       зации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия
       Первой ступенью классификации является группировка исполнен-           они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно
ных документов в дела. Основной признак классификации – содержание            действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряже-
документа.                                                                    нием) руководителя.
                                                                                     Все инструкции подразделяются на две основные группы:
      4.1. Общая классификация документов                                            1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-
                                                                              либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого
       Разделение (различение) документов на группы предопределяет
                                                                              принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);
работу с ними. Документы классифицируются:
                                                                                     2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обя-
       – по видам – организационно-распорядительные, справочно-инфор-
мационные, по личному составу;                                                занность и ответственность должностных лиц.
       – по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;                            Должностная инструкция – это организационно-правовой доку-
       – по содержанию – простые, сложные;                                    мент, определяющий основные функции, обязанности, права и ответст-
       – по происхождению – официальные, личные;                              венность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в
       – по месту происхождения – внешние, внутренние;                        определенной должности. Она составляется по каждой штатной должно-
       – по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;             сти организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику
       – по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно,        под расписку при заключении трудового контракта.
конфиденциально), несекретные;                                                       Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:
       – по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графиче-                  – рациональное распределение труда;
ские, звуковые, фотокинодокументы;                                                   – оптимальное использование кадров;
       – по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;             – повышение эффективности деятельности организации;
       – по срочности – срочные, несрочные3.                                         – создание организационно-правовой основы служебной деятель-
                                                                              ности сотрудников;
      3
                                                                                     – повышение ответственности сотрудника за результаты своего
         Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по дело-        труда;
производству и архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Изда-          – обеспечение объективности при аттестации работника;
тельский Торговый Дом «Герда», 1999. – С. 12–13.

                                    25                                                                         26