Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 17 стр.

документом или руководителем, по указанию которого составлен доку-        коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запя-
мент или к компетенции которого относится содержание акта. При необ-      тую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов
ходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».                   больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках
       Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.             – регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: 156
       В первой части указывается основание для составления акта, пере-   чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном
числяют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием       листе делается ссылка на вид документа, № и дату. Например:
основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).
                                                                                               Регистрационный лист
       Основание: приказ директора завода от 21.11.2003 №145.
                                                                              к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.09.2003
       Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт»
считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в со-            Если приглашенные лица представляют стороннюю организацию,
ставе….».                                                                 то к их фамилиям добавляют наименование должности и организации.
       Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют        Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.
события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследо-            Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выраже-
ваний, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его соста-      ние «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру
вителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также     при продольном способе оформления протокола. С красной строки начи-
может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делает-       нают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими циф-
ся отметка в тексте.                                                      рами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не реко-
       Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составле-      мендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкре-
нии, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследова-       тизирован.
ний знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом              Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫ-
проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)».              СТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса
       Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги.          отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут
Текст акта печатают через 1,5 интервала.                                  прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (от-
       Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14,   крытая пунктуация).
16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28.                                                 Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса по-
                                                                          вестки дня. Например:
      7.2. Протокол                                                             1. СЛУШАЛИ
                                                                                   ВЫСТУПИЛИ
      Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
                                                                                   ПОСТАНОВИЛИ
и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он
                                                                                Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и
необходим для предания юридической силы решениям, принятым на кол-
                                                                          принимали решения по первому вопросу.
легиальном мероприятии.
                                                                                С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в име-
      Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
                                                                          нительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают крат-
      Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную
                                                                          кое содержание доклада или сообщения. Если текст доклада представлен
информацию.
                                                                          докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад
      Постоянная информация представляется устойчивой терминологи-
                                                                          прилагается». Наименование должности и место работы не указывают,
ей – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь»,
                                                                          если докладчик заявлен и поименован в повестке дня. Например:
«Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой бук-
                                                                                1. СЛУШАЛИ
вы от начала левого поля.
                                                                                В.А. Пастухов – доклад прилагается.
      К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секре-
                                                                                Наименование должности и место работы не пишут, т.к. они указа-
таря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии
                                                                          ны в первом пункте повестки дня.

                                  33                                                                       34