Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 19 стр.

(их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в             7.4. Служебная записка
вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).
                                                                                  Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам
       Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по
                                                                           внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений
указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить ру-
                                                                           или от должностных лиц любому адресату внутри организации.
ководителя принять решение.
                                                                                  Служебные записки могут иметь информационный, инициативный
       Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложе-
                                                                           или отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель
ние фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы,
                                                                           подразделения, реже – ее составитель.
мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обраще-
                                                                                  Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой – изла-
ния и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутрен-
                                                                           гают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – изла-
ней переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку
                                                                           гают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому во-
со слов «Довожу до Вашего сведения…».
                                                                           просу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, зави-
       При оформлении всех видов внутренней переписки (докладная,
                                                                           сит восприятие просьб и предложений в заключительной части.
служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое рас-
                                                                                  Служебные записки, как и докладные, рекомендуется регистриро-
положение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов ав-
                                                                           вать в журналах регистрации внутренней документации.
тора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.
                                                                                  Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизи-
       Формуляр-образец ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ состоит из реквизи-
                                                                           тов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наимено-
тов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21.
                                                                           вание документа.
             ОАО «Луч»
                                                                                  Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указы-
         БУХГАЛТЕРИЯ                      Генеральному директору           вать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ
                                                                           может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.
    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                          А.В. Фролову
    __________№___________                                                       7.5. Объяснительная и пояснительная записки
             г. Калуга                                                            Объяснительная записка – документ, объясняющий причину на-
                                                                           рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поруче-
   ┌О выделении оргтехники ┐
                                                                           ния и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут
                                                                           от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невы-
      Во втором квартале 2003 года отдел планирует внедрение новой         полнение поручения, оформляется как официальный документ (по образ-
версии компьютерной программы 1:С БУХГАЛТЕРИЯ, которая требует             цу докладной записки).
более современного материального обеспечения. Компьютеры класса                   Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая
Pentium 2, используемые в настоящее время, не соответствуют этому          разъяснения отдельных положений основного документа (плана, про-
уровню.                                                                    граммы, отчета, проекта и т.д.).
      Прошу Вас выделить нашему подразделению компьютеры класса                   Пояснительные записки, как приложение к основному документу,
Pentium 4 – 6 шт., лазерный принтер – 2 шт.                                оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководи-
                                                                           тель.
Главный бухгалтер                                       С.В. Волкова              Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ)
                                                                           ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10,
                                                                           11,12, 14, 15, 18, 20, 21, 28.




                                  37                                                                         38