Делопроизводство и документооборот. Сиганова Т.В. - 20 стр.

UptoLike

Составители: 

39
7.6. Письмо
Письма служат средством общения с учреждениями, частными ли-
цами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и
т.д.
Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претен-
зию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, ин-
формацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.
Письма оформляются на специальных бланках для писем формата
А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке
А5.
Для оформления писем допускается применение бланков как с
продольным, так и с угловым расположением реквизитов.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное
подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю органи-
зации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Об
-
щий вид и состав реквизитов документа».
При адресации письма частному лицу в начале располагают фами-
лию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию,
имя, отчество пишут полностью.
Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше
отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.
Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям,
то адрес основной организации
пишут первым. Если письмо отправляется
более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на
каждом экземпляре только одного адресата.
В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопро-
сов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по
целям и задачам.
Текст письма должен быть простым, лаконичным, последователь
-
ным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описа-
тельной красочности.
Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности,
допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической
силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.
Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных,
взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.
Во вводной
части указывают причины, послужившие основанием
для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства
и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложе-
на, зависит, какое решение примут наши партнеры.
40
В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообще-
ние, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. На-
пример: «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания
конференции…».
В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие.
Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно
быть обосновано необходимостью. Для правильного
использования тер-
минов следует обращаться к терминологическим словарям. Если вы со-
мневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно
понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики
или дать его точное словарное определение.
Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Ор-
ганизация сообщает…» или «Собрание акционеров
постановляет», – что
отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу
Вас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «При-
глашаем».
По современным традициям письмо часто начинают с именного
обращения:
«Уважаемый Николай Петрович, «Николай Петрович!», «Госпо-
дин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!»,
«Уважаемые коллеги!».
Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне
редко, толь-
ко по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим
всеобщий почет и уважение за свои заслуги.
Письма определенного характера (приглашение, благодарность,
просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:
«Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потре-
бителя, она соответствует международным стандартам качества и дос-
тойна
быть представленной на международной ярмарке» (в письме-
приглашении).
Если письмо начинается с формулы вежливого обращенияУва-
жаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважени-
ем, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается со-
вместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на
дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в
числе участни-
ков ярмарки!».
Письмо оформляют в двух экземплярах, факсв одном. Первый
экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату,
второйподшивают в дело.
Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после
текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении.
      7.6. Письмо                                                                  В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообще-
                                                                            ние, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. На-
       Письма служат средством общения с учреждениями, частными ли-
                                                                            пример: «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания
цами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и
                                                                            конференции…».
т.д.
                                                                                   В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие.
       Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претен-
                                                                            Следует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно
зию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, ин-
                                                                            быть обосновано необходимостью. Для правильного использования тер-
формацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.
                                                                            минов следует обращаться к терминологическим словарям. Если вы со-
       Письма оформляются на специальных бланках для писем формата
                                                                            мневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно
А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке
                                                                            понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики
А5.
                                                                            или дать его точное словарное определение.
       Для оформления писем допускается применение бланков как с
                                                                                   Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Ор-
продольным, так и с угловым расположением реквизитов.
                                                                            ганизация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что
       Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное
                                                                            отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу
подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю органи-
                                                                            Вас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «При-
зации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Об-
                                                                            глашаем».
щий вид и состав реквизитов документа».
                                                                                   По современным традициям письмо часто начинают с именного
       При адресации письма частному лицу в начале располагают фами-
                                                                            обращения:
лию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию,
                                                                                   «Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Госпо-
имя, отчество пишут полностью.
                                                                            дин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!»,
       Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше
                                                                            «Уважаемые коллеги!».
отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.
                                                                                   Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, толь-
       Когда письмо адресовано одновременно нескольким получателям,
                                                                            ко по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим
то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется
                                                                            всеобщий почет и уважение за свои заслуги.
более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на
                                                                                   Письма определенного характера (приглашение, благодарность,
каждом экземпляре только одного адресата.
                                                                            просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:
       В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопро-
                                                                            «Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потре-
сов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по
                                                                            бителя, она соответствует международным стандартам качества и дос-
целям и задачам.
                                                                            тойна быть представленной на международной ярмарке» (в письме-
       Текст письма должен быть простым, лаконичным, последователь-
                                                                            приглашении).
ным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описа-
                                                                                   Если письмо начинается с формулы вежливого обращения («Ува-
тельной красочности.
                                                                            жаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважени-
       Факты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности,
                                                                            ем, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается со-
допущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической
                                                                            вместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на
силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.
                                                                            дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участни-
       Текст письма конструктивно состоит из логически завершенных,
                                                                            ков ярмарки!».
взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.
                                                                                   Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый
       Во вводной части указывают причины, послужившие основанием
                                                                            экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату,
для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства
                                                                            второй – подшивают в дело.
и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложе-
                                                                                   Если к письму прилагаются дополнительные материалы, после
на, зависит, какое решение примут наши партнеры.
                                                                            текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении.

                                   39                                                                         40