Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 4 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

6 7
1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ
1.1. Основные положения по документированию
управленческой деятельности
К документам (от лат. dokumentum – свидетельство, доказательство)
относятся все источники и носители информации. Они используются
в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют
события и факты, служат основанием для принятия решений, являются
справочно-информационным материалом, и в частности предметом до-
казательства истины (так как имеют юридическую силу). Следователь-
но, документы являются отражением реальной действительности.
Состав и характер документов определяются потребностями управ-
ления и зависят от характера производственно-хозяйственной деятель-
ности организации, а также от установленной системы государственного
планирования, учета и отчетности.
В различных организациях состав и количество создаваемых доку-
ментов неодинаково.
Комплекс документов, создаваемых в организаци-
ях, определяется кругом вопросов, решаемых организацией в процессе
ее деятельности; объемом и характером производственно-хозяйственной
деятельности организации; объемом и характером взаимосвязей с дру-
гими организациями.
Опыт показывает, что успех управленческой деятельности менед-
жера зависит от полноты, достоверности и своевременности получения
информации, на основе которой принимается решение.
Директивные
сроки подготовки и исполнения документов назнача-
ются для массовых категорий документов, определяющих повседневную
деятельность организации.
Индивидуальные сроки устанавливаются для документов, требую-
щих, как правило, оперативного принятия решений. Они фиксируются
на документах в соответствующих резолюциях.
Документы, содержащие особо важную информацию и требующие
соответствующих решений, ставятся на контроль службы делопроизвод-
ства, которая обязана своевременно
предупредить исполнителя о наступ-
лении срока представления документа, а при его нарушении – доклады-
вать лицу, определившему срок представления документа.
Таким образом, работа с документами предусматривает, во-первых,
подготовку и анализ документов, включая принятие тех или иных реше-
ний, фиксируемых в документах, во-вторых, оформление, регистрацию,
передачу документов внутри организации и пересылку
в другие органи-
зации, прием корреспонденции, ее регистрацию, передачу адресатам
и по их указанию исполнителям, а по исполнению документов передачу
их на хранение (до истечения установленного срока).
Единство правил документирования управленческих действий на
всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и уни-
фицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы
документации – комплекс взаимоувя-
занных документов, созданных по единым правилам и требованиям, со-
держащих информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помо-
щью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах
обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу
реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ,
поло-
жениям (уставам) об организации, другим нормативным документам,
содержащим правила документирования.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда
необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основ-
ным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания из-
даются по оперативным вопросам и для организации исполнения поста-
новлений, решений и приказов (см. прил. 2).
Совместные распорядительные документы организаций, издаю-
щих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.),
оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу
распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот
документ.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях
коллегиальных органов, на советах, собраниях, совещаниях, фиксиру-
ются в протоколах. Протоколы оформляются на основании
записи хода
заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступле-

Страницы