Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 6 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

10 11
На приложениях к распорядительным документам и приложениях,
дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в пра-
вом верхнем углу печатают:
Приложение к…………………………
(указывается документ)
от_________№___________
Если приложений несколько, они нумеруются.
При рассылке приложений без распорядительных документов
на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наимено-
вания распорядительного документа, его даты и номера
. Состав рекви-
зитов и порядок оформления документов-приложений должны соответ-
ствовать требованиям унифицированной системы документации, к кото-
рой относится документ-приложение.
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
Стандартизация способствовала установлению в стране единых
норм и требований, предъявляемых к документам, созданию унифици-
рованных документов, которые широко используются в определенных
сферах деятельности (бухгалтерском учете,
материально-техническом
снабжении и др.) любой организации. Установле ны следующие катего-
рии стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стан-
дарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ)
Унификация документов начинается с создания форм (бланков)
с определенной системой реквизитов и определенным порядком их раз-
мещения на носителе информации. Определены размеры бланков. Уни-
фикация документов проводится для сокращения количества
применяе-
мых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения
трудоемкости их обработки.
Работа по унификации включает:
разработку унифицированной системы документоведения (УСД),
которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственны-
ми за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках
республиканских и отраслевых УСД;
ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономи-
ческой документации (ОКТЭД) для поддержания достоверности инфор-
мации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм до-
кументов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а так-
же их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономичес-
кой информации, отражающих специфику отрасли.
1.3. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся
на две большие группы: документы по общим и административным воп-
росам общего руководства предприятием (организацией) и его произ-
водственной деятельностью (их могут составлять работники всех подраз-
делений
предприятия) и документы по функциям управления, которые
составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов плани-
рования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные пись-
ма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Офор-
мление этих документов унифицировано, но они различаются:
по месту составления – внутренние (документы, составляемые
работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступаю-
щие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
содержанию – простые (посвященные одному вопросу)
и сложные (охватывающие несколько вопросов);
форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа
имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные,
когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении,
и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как прави-
ло, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским
способом или на множительных аппаратах;
срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в оп-
ределенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не уста-
новлен;
происхождению – служебные, затрагивающие интересы пред-
приятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и явля-
ющиеся именными;

Страницы