Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 7 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

12 13
виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
средствам фиксации – письменные, графические, фото-, кино-
документы и т. д.;
степени секретности – без грифа (открытые), для служебного
пользования, секретные;
срокам хранения – не подлежащие хранению, подлежащие хра-
нению в течение определенного срока, постоянного (бессрочного) хра-
нения.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформлен-
ный экземпляр документа, составленный впервые. Копия – повторное,
абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»),
засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим ли-
цом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове
-
рения, в обязательном порядке ставится подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия, а выписка из того или ино-
го его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать,
из какого документа она сделана. Правильность составления выписки
подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям
и организациям представлено право в случае
утери владельцем подлин-
ного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой
«дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов
Документы состоят из отдельных элементов (например, дата, под-
пись, печать и т. д.), которые принято называть реквизитами (от лат.
requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов доку-
мента отражает
его форму и называется формуляром.
Применение бланков при создании документов ускоряет фиксиро-
вание и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по до-
кументированию, обеспечивает единство и согласованность оформления
документов предприятия. Для оформления большинства документов ис-
пользуются два вида бланков: общий бланк предприятия для оформле-
ния всех видов документов, кроме писем, и бланк
для писем. Изготавли-
ваются бланки двух форматов – А4 (210
297 мм) и А5 (210 148 мм).
Бланки каждого вида проектируются на основе продольного и углового
расположений реквизитов.
В управленческой деятельности предприятий используются, глав-
ным образом, текстовые документы. Такие документы, оформленные по
определенным правилам, обычно называют управленческими, а их со-
вокупность – управленческой документацией.
При оформлении документов следует руководствоваться действу-
ющим в настоящее время ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная систе-
ма документации». Требования этого ГОСТа распространяются на ОРД,
относящиеся к Унифицированной системе ОРД (УСОРД) – постановле-
ния, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов
(расположение их показано на рис. 1.1).
01 02 0
3
08 09 10
04 05 06 07
11 12
1
3
14
18
2
0
21 22 2
5
2
3
2
4
2
6
27
28 30
29
210
15
17
16 19
1
0
2
10
3
7
3
18
2
0
17
4020
16
2
0
29
7
Рис. 1.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка

Страницы