Документирование в управленческой деятельности. Волков К.А - 5 стр.

UptoLike

ВУЗ: 

СПбГАСУ | Санкт-Петербург

Составители: 

Рубрика: 

8 9
ний, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, спис-
ков приглашенных и др.).
В пределах своей компетенции организации всех уровней управле-
ния могут направлять письма при осуществлении оперативных связей
с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведом-
ственными и другими организациями и отдельными гражданами.
При необходимости срочной передачи информации составляются
телеграммы и телефонограммы
, документ передается через модемную
связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, опре-
деляющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ,
отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др.
Проект управленческого документа должен быть согласован с исполни-
телями (авторами текста), руководителями заинтересованных структур-
ных
подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться
с отраслевыми, функциональными, территориальными подраз-
делениями, совещательными органами и при необходимости с обществен-
ными организациями;
работниками, ответственными за решение функциональных воп-
росов (главными, старшими специалистами и др.);
юридической службой;
службой документационного обеспечения;
заместителем председателя коллегиального органа или замес-
тителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащи-
мися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осу-
ществляют в следующей последовательности:
с подчиненными организациями, а также неподчиненными, ког-
да последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, воз-
никающих вследствие издания правового акта или когда содержание
документа затрагивает их непосредственные интересы;
организациями и научно-производственными объединениями,
занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отно-
шение содержание документа;
общественными организациями – при необходимости или
в случаях, предусмотренных документами этих органов;
органами, осуществляющими государственный надведомствен-
ный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противо-
вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в
случаях, когда законодательством предусматривается возможность со-
вершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руко-
водителем организации или замещающим его должностным лицом в со-
ответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уста-
вом или положением об организации, о структурном
подразделении, дол-
жностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т. п.
Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание доку-
мента ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера под-
писывают руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгал-
тер). Совместные документы нескольких организаций подписывают ру-
ководители
всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены ко-
миссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписыва-
ются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководи-
телем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну
подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указаний
или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя,
главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (
инструкции, положения, уставы и др.)
подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании кол-
легиального органа (совета, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информа-
ционного, справочного или аналитического характера могут быть подписа-
ны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за
пределы
его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех
видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим рас-
порядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие
самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание
другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

Страницы