Архивоведение. Вовкотруб О.В - 102 стр.

102
приема на государственное хранение и, наконец, - отражения информации о
составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах
с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.
      Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела,
документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть
идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к
конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав
элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные
единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки,
объемные показатели.
      Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда
(объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения,
архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:
      - архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);
      - название фонда;
      - крайние даты документов фонда;
      - объем фонда (количество ед. хр.).

     Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы
хранения) состав элементов описания будет включать:
     - архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,
номер описи, номер дела);
     - заголовок дела;
     - крайние даты документов дела;
     - объем дела (количество листов в деле).
     Для идентификации единицы описания на уровне документа состав
элементов описания должен включать:
     - архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда,
номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);
     - заголовок документа;
     - дату документа;
     - объем документа (количество листов в документе).
     Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов
описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей
описания и ее архивным описанием входит в число обязательных элементов
описания для любого архивного справочника. Каждое описание, независимо
от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных
элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым
назначением справочного средства, для которого оно составляется.
Современная регламентация описания архивной документной информации
основана    на    унификации     элементов     описания и    разработке
стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено
внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных
технологий, необходимостью формирования единого информационного
пространства.
                                                                     102