Архивоведение. Вовкотруб О.В - 103 стр.

103
      Каждый справочник архива кроме обязательных может при
необходимости включать дополнительные элементы описания из числа
интеллектуальных.
      Для каждого типа справочника набор обязательных элементов
описания должен быть стандартным, как строго организованная
совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор
дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя
интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые,
а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.
                                 Описи дел.
      Опись является базовым справочником в государственных архивах
субъектов РФ. Опись осуществляет две функции - учетную и
информационно-поисковую.
      Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в
ведомственных архивах. Когда в государственные архивы поступают
неописанные документы, описи составляются непосредственно в них.

      Опись является обязательным элементом системы НСА архивов. Давая
информацию о составе и содержании дел фонда, опись становится
источником вторичной информации, основой для создания других типов и
видов архивных справочников. На базе описи могут составляться каталоги,
путеводители, указатели, обзоры. Качество описей является определяющим
условием при создании других типов и видов архивных справочников,
входящих в систему НСА.
      При создании описи объектом описания является дело. Опись
представляет собой одноуровневое описание. В отдельных случаях описание
на уровне дела может дополняться описанием на уровне группы документов,
документа или его части, если к заголовку составлена аннотация. Опись
содержит информацию и обеспечивает ее поиск на уровне дела.
      Наиболее сложным этапом при создании описи является составление
описательной статьи, которая является основой описи и ее главным
информационным элементом. Описательная статья описи - совокупность
сведений о деле, включающая следующие реквизиты (элементы) описания:
      1) порядковый номер;
      2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;
      3) заголовок дела и указание на подлинность;
      4) способ воспроизведения;
      5) степень полноты документов и внешние особенности дела;
      6) аннотация документов
      (составляется только в том случае, если в деле имеются уникальные
документы,      документы     учреждений-предшественников,    документы,
содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для
выполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов,
документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска);
      7) крайние даты документов в деле (число, месяц, год)
                                                                     103