Архивоведение. Вовкотруб О.В - 104 стр.

104
      (при подготовке описи при помощи ЭВТ, реквизит разбивается на два:
начальная дата и конечная дата. Начальной датой дела является дата
составления самого раннего документа, а конечной - дата составления самого
позднего документа. Число и год пишутся арабскими цифрами, название
месяца - словами. Год указывается полностью. Например:
                      3 февраля 2000 г. - 30 декабря 2000 г.);
      8) количество листов в деле.
      К идентификационным элементам описания относятся 1, 2, 7, 8
элементы описания дела. К интеллектуальным - относятся 3, 4, 5, 6 элементы
описания дела.
      Данные сведения, включенные в описательную статью описи,
составляют такой набор реквизитов, который позволяет судить о составе и
содержании дела, найти данное дело среди других (номер по описи),
определить количество дел в описи, хронологические рамки документов и
т.д. Состав описательной статьи описи, независимо от информационной
значимости фонда, не подлежит изменениям.

      Описательные статьи в пределах описи могут быть систематизированы
в    соответствии    с    хронологической,   структурной,     структурно-
хронологической,       хронологически-структурной,       хронологически-
функциональной,      функционально-хронологической,      хронологически-
тематической, тематически-хронологической, хронологически-номинальной,
номинально-хронологической схемами систематизации.
      Заголовок дела является главной частью описательной статьи описи.
При составлении заголовка особенно важно учитывать дифференцированный
подход. Он позволяет с различной степенью детализации и глубины отразить
состав и содержание дела и при этом использовать необходимый уровень
обобщения сведений.
      Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, заключаются в
соответствии информации заголовка действительному содержанию дела, в
адекватном отражении заголовком содержания дела. Содержание дела
передается в обобщенном виде.
      Пример заголовка дела из фонда, содержащего межотраслевую
информацию:

      Записки, информации, справки, письма Экономического отдела ЦК
КПСС, Якутского обкома КПСС, Госплана СССР, министерств и ведомств,
академика Агошкина М.И., конструктора Федорова Е.А. о внедрении новых
научно-технических разработок, повышении качества нового оборудования
для отраслей тяжелой промышленности и энергетики.

     На характер заголовка влияют и принципы формирования дела. Так,
например, дело, сформированное из документов различных по своим
разновидностям, но по одному вопросу за один год или ряд лет, не связанных


                                                                       104