Архивоведение. Вовкотруб О.В - 106 стр.

106
       Сводный годовой отчет треста по основной деятельности за 1980
год.
      Глухие заголовки "протоколов" можно раскрыть за счет включения
следующих сведений: номеров протоколов, дат заседаний, содержания
вопросов. Например:
      Протоколы N 5-10 совещаний у заместителя начальника
Главмосстроя по вопросам капитального строительства за 1979 год.
      Информативность описи может быть повышена за счет более
качественного и рационального составления справочного аппарата к описи.
Как известно, справочный аппарат к описи включает в себя: титульный лист;
оглавление (содержание), если опись имеет разделы; предисловие; список
сокращений; переводные таблицы шифров (при необходимости); указатели.
      Титульный лист описи несет определенную информацию о делах,
включенных в опись. На титульном листе помещаются следующие данные:
название государственного архива; название фонда; номер фонда; номер
описи, название описи; крайние даты документов. Реквизиты титульного
листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись,
поэтому его следует заполнять полностью, соблюдая при этом принятый
порядок.
      Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально
принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя
со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, в
хронологической последовательности. Для объединенного фонда следует
указывать название, под которым этот фонд числится в учетных документах
архива, с последующим перечислением названий организаций, документы
которых вошли в объединенный фонд.
      Название описи располагается после номера описи.
      Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи.
      Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда,
так и к одной описи. Оно по своему наполнению и глубине раскрытия может
быть различным.
      К описи могут составляться указатели: предметные, именные и
географические (разновидности предметного), хронологические, а также
специальные предметные указатели - учреждений, периодических изданий и
т.д.
      Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая
закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все
особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая
запись составляется ко всем описям на всех ее экземплярах. Располагается
она в конце описи, вслед за последней описательной статьей. Итоговая
запись содержит подпись составителя описи с указанием должности и даты
составления.
      Таким образом, архивная опись была и остается в настоящее время
основным звеном НСА архивов, базовым архивным справочником. На основе
описи составляются многие другие типы и виды архивных справочников,
                                                                      106