Архивоведение. Вовкотруб О.В - 73 стр.

73
оценке,    в    результате   которой    осуществляются    комплектование
государственных архивов полноценными документами и формирование.
    Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью
документов как источников информации. Одни документы несут ценную
информацию о политической, научной и культурной жизни общества,
развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они
могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей
государственной и общественной жизни. Информационное значение других
документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая
организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат
лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их
как источников научных исследований невелика. Встречаются документы,
информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их
возникновения.
      Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют
значение и первичные источники информации — документы, которые могут
быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет
возможность и длительность использования документов и обусловливает в
связи с этим продолжительность их жизни.
      Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие
документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения
государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой
информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются
экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по
истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности
учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы.
Материалы же справочного информационного значения хранятся только в
архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их
использования, после чего уничтожаются.
      В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию,
составляют сравнительно небольшую часть. Отношение же их удельного веса
к общему объему документации колеблется. В крупных центральных
учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше
документов оперативного значения, поэтому процент документов
постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается.
При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на
выявление и отбор документации научного значения. Установить, какие
документы несут ценную информацию, и отобрать их для передачи в
государственные архивы — первая и основная задача экспертизы. С целью ее
разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений,
так и комплексы документов учреждений определенных ведомств (могут
быть привлечены документы учреждений других ведомств в том случае, если
эти учреждения взаимосвязаны друг с другом в управлении). Изучение
документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы
документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение.
                                                                       73