Архивоведение. Вовкотруб О.В - 74 стр.

74
Однако на этом не заканчивается процесс экспертизы. Документы научной
ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному
анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется
окончательный отбор их в государственные архивы.
      Задача отбора документов в государственные архивы требует
всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они
образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности,
компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую
выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и,
учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости.
Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью
их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и
позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы
фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и
планомерности.
      С отбором документов в государственные архивы связано решение
некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо
определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы
должны поступать определенные категории документов. Иными словами,
экспертизой    определяется   состав    документов      архивного    фонда,
соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение
места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано
наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого
количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся
информацией. При централизованной системе управления одни и те же
документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в
фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а
иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких
фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив
(союзного,    республиканского,    местного     значения)    документы    с
повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких—
выделены к уничтожению.
      Вторая задача экспертизы—определение сроков хранения документов.
Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов
справочного значения и распределением их на группы долговременного,
временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для
документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и
на основе соответствующих правовых норм - государственной и
общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и
архивов по использованию документов.
      Третья задача экспертизы — установление степени сохранности
документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава
архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза
позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе


                                                                        74