Архивоведение. Вовкотруб О.В - 89 стр.

89
      Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор
документов постоянного и временного хранения проводится путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании
заголовков дел. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с
целью выявления документов постоянного срока хранения.
      Подшивка вновь сформированных дел проводится только после
завершения экспертизы ценности дел.
      По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи
дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет)
срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи
согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК
архивного учреждения.
      Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, составленный при описании документов, переработке описей,
вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного
хранения и описей дел по личному составу.
Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку
(утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

                     3.6. Учет документов в архиве
      Централизация     архивного     дела    создала предпосылки     для
централизованного учета документов. Установлены единые требования к
учетным данным (без чего было бы невозможно их суммирование и
обобщение), единая методика учета и единые формы учетных документов.
      Состав и объем почти любого комплекса документов (в особенности
комплексов, в состав которых входят материалы действующих учреждений),
не являются стабильными. Они изменяются по мере приема одних
материалов, передачи и выделения к уничтожению других и т; п. Это требует
от системы учета динамичности, т. е. способности оперативно отражать все
изменения как в объеме, так и в составе документов.
      Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения
сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует
проведению планомерного комплектования государственных архивов в
соответствии с их профилем, а также организации планирования работы
архивов и их отчетности.
      Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат
немедленному учету. “Основные правила работы государственных архивов”
определили, что учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам,
архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативы и
позитивы), описям.
      Правила установили также состав учетных документов, обязательных
для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список
фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные

                                                                       89