Архивоведение. Вовкотруб О.В - 91 стр.

91
      В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления
указываются полное, официально принятое название учреждения-
фондообразователя и если есть—официально принятое сокращенное
название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все
названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью
выбывает из архива, то в графе “Отметка о выбытии” указываются
учреждение, куда переданы материалы, а также название, номер и дата
документа, на основании которого выбыли материалы.
      При записи в список фондов материалов, поступивших из
действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай
последующих переименований фондообразователя.
      Лист фонда—учетный документ, отражающий сведения о названии и
номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе
документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда
составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу
поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником
информации по фонду, раскрывая кратко содержание материалов, и дает
динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей
всех поступлений и каждого выбытия материалов.
      Этот документ является важнейшей формой учета архивных
материалов, так как содержит суммированные сведения о составе фонда в
целом и происходящих изменениях.
      Лист фонда состоит из трех основных разделов: 1) общая
характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты
каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда
(название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки
фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда,
примечание; 2) учет неописанных материалов, включающий количественные
показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов,
а также наличное количество дел на каждую дату записи; 3) учет описанных
материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их
названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также
наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на
каждую дату записи.
      Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных
показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда
присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи
выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы
впоследствии не затруднить ссылки на документы в процессе их
использования.
      В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности,
если материалы фонда были подвергнуты пересистематизации, переработке,
перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание
материалов. Новый лист фонда составляется также при приеме фонда из
другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется
                                                                      91