Архивоведение. Вовкотруб О.В - 92 стр.

92
новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный
из другого архива) помещается в дело фонда.
      Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и
составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью
архива томов.
      Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных
учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома
соответственно нумерации фондов каждой группы фондов.
      Являясь частью системы научно-справочного аппарата, листы фондов
выполняют не только учетные, но и информационные функции, поскольку
содержат важные сведения о содержании фондов.
      Опись дел—это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о
составе и содержании дел архивного фонда.
      На основании описи определяется архивный шифр дела,
представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении:
сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный
шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который
даются ссылки при использовании архивных материалов. Так как
использование материалов происходит на всех этапах их существования,
начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях
имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в
специальной графе указывается делопроизводственный или прежний
инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные
таблицы.
      Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые
записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома,
если опись состоит из нескольких томов, и содержат сведения о количестве
дел, внесенных в опись,
      При наличии в архиве большого количества описей ведется реестр
описей, в котором указываются: номера по порядку, номер фонда, описи,
название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество
дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о
выбытии, примечание.
      Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения,
организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются
обособленными объектами хранения, а входят в состав первичных
комплексов — дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации
листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность
отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился
твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и
сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа,
поступающего в государственный архив.
      Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или
нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов
                                                                       92