Архивоведение. Вовкотруб О.В - 94 стр.

94
      Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о
переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате
фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о
произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре
описей. Выполнение этого требования обеспечивает контроль за
своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с
фондом изменений.
      Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на
документы дела фонда составляется внутренняя опись.
      Паспорт архива — учетный документ периодической отчетности,
содержащий сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве
документов, составе научно-справочного аппарата к ним и кадрах архива.
      Паспорт архива составляется ежегодно на 1 января наступившего года в
двух экземплярах, один из которых остается в архиве, а второй направляется в
архивное управление (отдел), где паспортные данные суммируются по всем
подведомственным архивам. Далее составляется сводный паспорт по архивам
республики, содержащий сведения о количестве архивов и количестве
находящихся у них на хранении дел.
      В Росархив поступают паспорта центральных, государственных архивов
и сводные паспорта. Таким образом, создается сводная статистическая
отчетность по комплексам материалов отдельных архивов и групп архивов,
объединенных в определенные регионы.
      Учет архивных материалов ведется не только в государственных
архивах, но и в архивных управлениях (отделах). Архивные управления
республик, архивные отделы краев и областей создают фондовые каталоги из
карточек фондов, которые представляются государственными архивами сразу
же после первого поступления документов по каждому фонду и составления
на него листа фонда.
      Карточка фонда представляет собой сокращенный вариант листа фонда.
В карточке указываются номер и название фонда с указанием всех
переименований и дат этих переименований, название архива, в котором
хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления
карточки фонда в архивный орган, объем фонда (включая описанные и
неописанные дела) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием
крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. В
карточке указывается также прежний номер фонда в другом архиве, откуда
фонд поступил. Карточка заверяется подписью сотрудника, ее составлявшего.
      Карточки фондов составляются государственными архивами республик,
краев и областей в 2-х экземплярах, из которых один направляется в
областной архивный отдел республики, края, области, второй – в Росархив.
      Форма карточки фонда позволяет отражать все изменения,
происходящие в его составе и объеме. Записи об этих изменениях делаются в
архивных управлениях (отделах) на основании ежегодно получаемых от
государственных архивов “Сведений об изменениях в составе и объеме
архивных фондов”. В сведениях приводятся: номер и название фонда, в
                                                                         94