Архивоведение. Вовкотруб О.В - 96 стр.

96
хранения и по любым классификационным группам, начиная от листа и
кончая фондовым каталогом.
      Эти особенности учетных документов могут быть прослежены на
примере проанализированных выше форм. Так, название и номер фонда,
впервые записанные в списке фондов, повторяются во всех учетных
документах вплоть до Центрального фондового каталога. Повторяются
данные об объеме материалов, однако этот показатель, включаемый в
большинство учетных документов, выводится не сразу. Объем документов,
принимаемых в архив, указан в книге поступлений, объемы по фондам
даются в листе фонда, где этот показатель выводится на основе итоговых
записей в описях, затем в виде количества хранимых дел на 1 января текущего
года этот показатель включается в карточку фонда, а объем документов
архива определяется как сумма объемов документов всех хранимых в архиве
фондов. Иными словами, показатели объема дел, указанные в итоговых
записях описей данного фонда, должны совпадать с аналогичным показателем
в листе фонда и карточке фонда. Если этот показатель в различных учетных
документах одного фонда имеет различное цифровое выражение, то,
следовательно, в учете материалов фонда допущена ошибка, которая должна
быть оперативно устранена.
      Другим примером может быть показатель количества хранимых в
архиве фондов: цифра, показывающая это количество в паспорте областного
архива, должна совпадать с количеством соответствующих карточек фондов в
фондовых каталогах архивного отдела, архивного управления области и
Центрального фондового каталога Росархива.
      Взаимодополняемость учетных документов может быть прослежена на
примере определения количества листов документов. Этот показатель,
основанный на нумерации листов в деле, в виде суммы указывается в
заверительной надписи, эта же сумма указывается в описи. Такие
особенности учета имеют очень важное значение в деле обеспечения
сохранности материалов, поскольку позволяют осуществлять контроль за
количеством хранимых материалов.
      Поскольку учетные документы представляют собой материалы
первостепенной важности, то в архивах должна быть гарантирована их полная
сохранность. Поэтому книги поступлений, списки, листы и дела фондов,
неприкосновенные экземпляры описей сосредоточиваются в изолированном
помещении и находятся в ведении специального подразделения архива или у
сотрудника-, отвечающего за учет документов. Каждый том книги
поступлений, списка фондов и листов фондов прошнуровывается н
опечатывается сургучной печатью государственного архива, количество
листов каждого тома заверяется. Внесение изменений в учетные документы
осуществляется только в специальном подразделении или сотрудником,
отвечающим за учет, которые также готовят ежегодные “Сведения об
изменениях в составе и объеме архивных фондов”, карточки фондов для
архивного органа и составляют паспорт архива. Централизация учета в
государственном архиве способствует обеспечению сохранности учетных
                                                                        96