Архивоведение. Вовкотруб О.В - 98 стр.

98
      Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах.
Цель проверки наличия и состояния дел в государственных архивах—
установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и
итоговым записям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие
документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета,
дезинфекции, перевода на другую основу и" т. п.
      Проверка наличия и состояния проводится в архивах в соответствии с
утвержденными текущими и перспективными планами, в которых
предусматривается проверка материалов всех фондов данного архива.
Проверка проводится строго -по фондам, очередность проверки определяется
по спискам и листам фондов, картотекам анализа состояния научно-
справочного аппарата.
      Периодичность проверки фондов определяется в соответствии со
значимостью их материалов. Так, фонды, содержащие уникальные
документы, проверяются один раз в 5 лет, фонды I категории—раз в 10 лет,
фонды II и III категорий—раз в 20 лет.
      В случае стихийных бедствий, массовых перемещений фондов и других
обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, возможно
проведение внеочередных единовременных проверок наличия и состояния
всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
      Периодически (один раз в год, в квартал) должны проверяться дела,
которые в течение предшествующего периода (года, квартала) выдавались из
хранилищ.
      Проверка проводится по описям, путем сверки фактического наличия
дел с описью. При этом сверяется описательная статья описи (номер дела,
номер делопроизводственный, заголовок, крайние даты документов дела,
количество листов) с описанием дела на его обложке. Физическое состояние
определяется путем визуального осмотра дела.
      Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел,
технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические
повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист
проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись
отдельно. Если фонд небольшой, допускается составление единого листа на
все описи. Листы проверки наличия нумеруются по порядку номеров в
пределах каждой проверки и хранятся в деле фонда. Если опись составлена на
большое количество дел (тысячи и десятки тысяч), лист проверки будет иметь
много страниц-продолжений, при этом возможна брошюровка листов
проверки в отдельный том, который хранится вместе с делом фонда как его
продолжение.
      При проверке наличия дел, документы которых (ввиду их
художественной ценности или по иным причинам, например материалы
личных фондов, картографические материалы) не могут быть подшиты,
хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится также
сверка наличия документов с внутренней описью, при этом проводится
проверка наличия листов. Итоги такой проверки фиксируются в листе
                                                                       98