Архивоведение. Вовкотруб О.В - 97 стр.

97
документов и осуществлению через учет контроля за обеспечением
сохранности архивных материалов.
      В архивных органах концентрируются паспорта государственных
архивов, карточки фондов и ежегодные “Сведения об изменениях в составе и
объеме архивных фондов”. Архивный отдел (управление) готовит сводный
паспорт по области, краю, республике, ведет фондовый каталог и
контролирует     правильность      ведения    учетных    документов     в
подведомственных архивах.
      В архивах учреждений, организаций и предприятий фонды и дела
подлежат учету. Основными учетными документами являются описи дел,
список фондов, листы фондов, паспорт архива. На каждый фонд заводится
дело фонда.
      Дела учитываются прежде всего по описям. Документы со сроками
хранения до 10 лет включительно могут учитываться по номенклатурам дел.
Каждой описи при ее поступлении в архив присваивается очередной
порядковый номер по листу фонда. Если документы одной описи поступают
по частям, то номер присваивается описи при первом поступлении, все
последующие продолжения учитываются под тем же номером. Описи
документов постоянного и временного хранения нумеруются отдельно (описи
№ 1, 1в, 2,2в).
      Особенностью учета документов ведомственных архивов является его
взаимосвязь и преемственность с учетом документов в государственном
архиве. Так, если материалы данного фонда уже имеются на хранении в
архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей
согласовываются с этим государственным архивом.
      Лист фонда ведомственного архива во многом напоминает лист фонда
государственного архива как по форме, так и по своему назначению. В листе
фонда ведомственного архива приводятся полное название фонда со всеми
его переименованиями, даты деятельности и переименований учреждения-
фондообразователя, номер фонда, сведения о составе и объеме фонда и всех
происходящих в нем изменений. Как и в государственном архиве, лист фонда
используется для учета описей. Все записи в листе фонда об изменениях в
объеме и составе производятся со ссылками на соответствующие документы.
      На основании листов фондов в архиве ежегодно заполняется III раздел
паспорта архива, где указываются общее количество фондов и дел, крайние
даты материалов, состояние обработки документов постоянного хранения в
самом архиве, а также количество и крайние даты документов постоянного
хранения в подразделениях учреждения.
      На основании листа фонда составляются карточка фонда, направляемая
в архивный орган, а также ежегодные сведения об изменениях в составе и
объеме архивных фондов, которые по своей форме во многом повторяют
аналогичные учетные документы государственных архивов.
      Назначение дела фонда, которое ведется в ведомственном архиве,
аналогично делу фонда в государственном архиве.


                                                                      97