Архивоведение. Вовкотруб О.В - 99 стр.

99
проверки, наличия и состояния дел, в соответствующих графах которого
проставляются не номера дел, а номера листов.
      В ходе проверки наличия не разрешается делать какие-либо пометки в
описи и нарушать порядок систематизации дел. После завершения проверки в
описи проставляется штамп “проверено в ……г.” и подписи исполнителей.
      На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт
проверки наличия и состояния, в котором указываются номер, название и
категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам
проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не
оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в
описях, пропущенных номеров, неправильно подложенных дел, а также
количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количество
дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации,
восстановления затухающих текстов.
      Одновременно с актом проверки в случае необходимости могут
составляться справки о технических ошибках при подсчетах, акты
обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.
      Акты проверки наличия и состояния дел с приложением других
документов проверки рассматриваются директором архива, который
утверждает акт и другие документы и дает распоряжение о дальнейшей
работе.
      Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях
хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело
фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплета,
реставрации, служат основанием для планирования работ лабораторий
микрофотокопировання и реставрации документов.
      Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется
отсутствие дел, числящихся по описи, что может быть результатом ошибок в
учете документов, когда происходившие изменения в объеме фонда
(экспертиза, передача дел) своевременно не вносились в учетные документы,
или следствием утраты материалов. В любом случае факт отсутствия дел
свидетельствует о нарушениях в сохранности документов и требует принятия
неотложных мер. О недостаче дел архив обязан проинформировать
вышестоящий архивный орган и одновременно начать работу по розыску,
который, как и проверка наличия дел одного фонда, должен быть завершен в
течение одного года. Розыск необнаруженных материалов требует
тщательной проверки всех учетных документов фонда и анализа его истории
(когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ
проводились и т. д.). Результаты розыска должны рассматриваться в архиве
специальной комиссией, решение которой поступает на утверждение в
вышестоящее архивное управление (отдел), который может вынести решение
о снятии дел с учета и о внесении изменений в учетные документы архива.
      Таким образом, проверка наличия является важным элементом в
обеспечении сохранности архивных материалов.


                                                                       99