Архивоведение. Вовкотруб О.В - 95 стр.

95
котором произошли изменения, название структурной части или групп
материалов с указанием года документов, которые поступили в архив или
выбыли из него.
      Карточки в фондовом каталоге располагаются по алфавиту названий
архивов, а внутри—по номерам фондов. Для быстрого нахождения карточек в
фондовом каталоге к нему составляется карточный указатель по образцу
указателя к листам фондов.
      Центральный фондовый каталог (ЦФК) включает фондовые карточки на
все фонды, хранящиеся в государственных архивах, в архивах Академии наук
и академий наук союзных республик, в рукописных отделах музеев и
библиотек. ЦФК позволяет представить фондовый состав всего архивного
фонда Российской Федерации.       Центральный фондовый каталог построен
в соответствии с сетью государственных архивов. Первую группу каталога
составляют карточки фондов центральных государственных архивов,
вторую—государственных архивов республик. Во второй группе карточки
фондов располагаются следующим образом: сначала помещаются карточки
центральных государственных архивов республики, а затем карточки
государственных архивов автономных республик, краев и областей. Внутри
каждого архива карточки располагаются по номерам фондов.
      Для облегчения пользования каталогом составляется карточный
указатель названий учреждений-фондообразователей, систематизированный
по заранее разработанной схеме. Однако создание указателя, основанного на
ручном поиске, для такого значительного по объему массива, каким является
Центральный фондовый каталог,—задача сложная, очень трудоемкая,
требующая постоянного привлечения к этой работе значительного числа
сотрудников. Кроме того, этот указатель может обеспечить получение
информации только по названиям фондов, исключена возможность
использования информации, имеющейся в ЦФК, по ряду важных аспектов,
например в плане тематическом, новых поступлений, наличия неописанных
материалов по одному или группе архивов и т. д.
      В настоящее время разработаны две автоматизированных баз данных
для государственных и муниципальных архивов: «Архивный фонд» и для
органов управления архивным делом «Фондовый каталог». Эти базы
позволяют вести автоматизированный учет всех хранящихся в архивах
фондов и документов. Эта база позволяет занести все данные по фонду
начина я с названия фонда и заканчивая данными по каждому делу. На
основании занесенных данных можно выводить паспорт архива, создавать
путеводители по архивам.
      Существующая система учета документов обязательна для всех уровней
архивов: начиная с архива учреждения и заканчивая федеральными архивами.
По ведению учетных документов применяются единые требования.
Характерным для системы учета документов в              архивах является
взаимодополняемость учетных документов и сопоставимость учетных
данных. Это позволяет вести учет архивных материалов на всех стадиях их


                                                                      95