Архивоведение. Вовкотруб О.В - 93 стр.

93
не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа
документа будет проставляться номер листа с добавлением букв “об”. Если
проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркивается
косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать. Не разрешается
нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при
хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования
документа надпись цветным карандашом не всегда пропечатывается.
      В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается
заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается
количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности
нумерации листов и физического состояния документов дела.
      Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах
могут составляться внутренние описи, в которых перечисляются все
документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков,
дат и номеров листов. Внутренняя опись помещается в начале дела и
заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную
нумерацию.
      В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются
через знак +. Например: в деле № 25 пронумеровано 230 (двести тридцать)
листов с № 1 по №230+3 листа внутренней описи.
      Дело фонда — дело, заводимое в архиве для хранения документов по
истории и состоянию архивного фонда.
      Для правильной организации работы с документами необходимо
хорошо знать не только историю фондообразователя (учреждение или лицо, в
результате деятельности которого образуется его документальный фонд), но
также историю самого фонда. Когда было создано учреждение, какие
функции оно выполняло, как менялись его название и подчиненность, в каких
условиях находились его материалы, как проводились их обработка,
экспертиза, использование—все это чрезвычайно важно для организации
комплектования и хранения документов, осуществления всех форм их
использования. Эти сведения в виде официально оформленных документов
(подписанные или заверенные справки, утвержденные акты и т. д.) можно
почерпнуть из дела фонда, которое заводится на каждый хранящийся в архиве
фонд. В дело фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе;
схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке
материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к
уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия и
состояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии
характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда; справки
об использовании материалов фонда и др. Если документы, подлежащие
включению в дело фонда, находятся в делопроизводстве архива, то в дело
фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их
местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название
данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.


                                                                      93