Архивоведение. Вовкотруб О.В - 90 стр.

90
надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений
республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются
фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в
госархивах республики, края, области. Функция учета всех фондов, входящих
в состав Архивного фонда РФ возложена на Федеральное архивное агентство,
которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога (ЦФК).
      Правила определили также группу вспомогательных форм учета,
которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых
материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие
архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и др.
      Основной особенностью всех учетных документов является их
органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых
задач.
      Книга поступлений документов — учетный документ, с помощью
которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов.
Книга поступлений дает возможность узнать в каждом отдельном случае,
когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы;
установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать
динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести
отчетность о приеме архивных материалов. В книгу в хронологической
последовательности заносятся все поступления независимо от того, является
поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового
номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом
поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы
поступили, наименование, годы, объем и состояние этих материалов, какие
номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам
они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер,
независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких
фондов.
      Список фондов — учетный документ, представляющий собой перечень
наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов
фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий
в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает
порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду.
      Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный
оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер
другому фонду не присваивается. Перенумерация хранящихся в архиве
фондов может проводиться лишь в исключительных случаях, например в
результате утраты большого количества фондов. В архивах, хранящих
документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов
ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной
порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских
учреждений проставляется буква “Р”, отделяемая от номера фонда чертой
(Р—1, Р—2, Р—3 и т.д.). Во всех других случаях список фондов ведется один
для всего архива.
                                                                      90