Этика делового общения. Фионова Л.Р. - 57 стр.

собой диалог, регламентированный во времени. Бывает, что секретарь не может
ответить на производственные, финансовые и другие вопросы. В этом случае
нужно переключить собеседника на компетентное в данном вопросе лицо.
     Вот несколько советов, которые могут помочь правильно построить разговор
по телефону.
     Назовите себя, независимо от того, звоните вы сами или отвечаете на
телефонный звонок. Сообщите название вашего учреждения или отдела. Быстро
отвечайте на все телефонные вызовы. Ожидание только нервирует собеседника, а
бесконечные звонки и вас раздражают. Говорите любезно, избегайте сухого и
властного тона. Не звоните без достаточной причины и в такие часы, когда,
возможно, ваш собеседник очень занят.
     К разговору по телефону надо готовиться заранее. Это поможет выработать
навык правильно и кратко вести переговоры. Запишите заранее на бумаге все, что
вы собираетесь сказать.
     Если вам необходимо поискать требуемые сведения, время от времени берите
трубку, чтобы собеседник знал, что вы о нем не забыли, а когда поиски отнимают
много времени, скажите собеседнику, что перезвоните в назначенное им время.
     Разговаривая по телефону, не прикрывайте микрофон рукой – голос должен
идти прямо в микрофон. Говорите четко, достаточно громко (но не кричите).
     Используйте самую низкую часть вашего регистра, если у вас высокий голос.
Телефон искажает голос и это надо учитывать.
     Не обрывайте разговор. Опускайте трубку плавно и после того, как другая
сторона уже сделала это.

        5.2 Телефон – средство рационализации


    Как средство рационализации (рисунок 7) телефон представляет
разнообразные преимущества для экономии времени. Однако при этом он
является и наиболее часто встречающейся «помехой» в деловой деятельности.
    Телефон, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени,
является одним из самых распространенных «поглотителей времени» вообще в
этом парадокс телефона.
    Обладает ли для вас телефон тем или иным свойством, зависит от того,
насколько рационально вы его используете, и насколько успешно вам удается
избежать злоупотребления им.
    Телефон представляет, по крайней мере, 6 преимуществ по сравнению с
письменными средствами коммуникации (телеграммы, телекс, почтовая
корреспонденция):
    1. Скорость передачи информации (выигрыш во времени).
    Связь с абонентом устанавливается немедленно - при условии, что последней
    доступен для разговора; часто можно непосредственно на рабочем
                                      58