Этика делового общения. Фионова Л.Р. - 59 стр.

     3. Персональная связь (преимущество контакта). В то время как стиль
  письма зачастую бывает "тяжеловесным", по телефону Вы можете вести со
  своими деловыми партнерами дружеский, личный и живой разговор. Если Вы
  хотите чего-то добиться от своего партнера, разговаривая по телефону, Вы
  находитесь в лучшей позиции и скорее имеете возможность оспорить отговорки
  и возражения, чем когда Вы уже получили отказ в письменном виде.
     4. Возможные разногласия могут быть урегулированы немедленно. Таким
  образом возможность успеха сделки по телефону намного выше, чем при
  использовании для этих целей обмена письмами.
     5. Сокращение бумагооборота (меньше затрат труда). Всякая деятельность,
  связанная с перепиской (диктовка, переписка, перепечатка, считка, внесение
  исправлений, визирование, пересылка), становится совершенно излишней.
     6. Экономия денег (снижение стоимостных издержек).
     С помощью телефона зачастую облегчается или ускоряется решение сложных
проблем. Преимущества телефона становится особенно наглядным при
комплексном подходе к делу.
     Следовательно, правило 1: Звонить вместо того, чтобы диктовать!
Использовать пассивные (входящие) телефонные разговоры с пользой!
     В интересах каждого менеджера воспрепятствовать тому, чтобы входящие
телефонные звонки (также как и другие источники «помех») не нарушали
концентрации на чрезвычайно важной деятельности.
     Правило 2: Предупреждайте перерывы в работе с помощью
отгораживания!
     Отгораживание. Каждый, кто Вам звонит, убежден в важности своего
намерения. Поэтому Вы должны с каждым обращаться в соответствии с его
стремлением. Однако согласитесь, что довольно большему числу телефонных
разговоров Вы можете уделить лишь ограниченное время, если Вы хотите
завершить свою работу в течение 8 – 9 часового дня.
     Однако отклонение уже частично состоявшегося телефонного разговора
относится (наряду с отказом принять уже пришедших посетителей) к числу
важнейших проблем общения вообще! И вряд ли можно предвидеть к каким
последствиям может привести Ваш отказ.
     Следовательно, будет лучше и эффективнее, если Вы заранее отгородитесь от
ненужных звонков или отодвинете их на другое, более удобное для Вас время. Для
этого:
     - Проинформируйте своих потенциальных абонентов, с которыми Вы
постоянно имеете дело (подчиненных, коллег, клиентов, друзей и т.д.), о том,
когда Вам не следует звонить.
     - Обговорите также по возможности время для ежедневных активных
(исходящих от Вас) телефонных разговоров, тогда можно будет их сгруппировать
и соответственно обрабатывать.

                                      60