Этика делового общения. Фионова Л.Р. - 60 стр.

     - Избегайте в конце разговора таких фраз, как: «Позвоните мне как-нибудь!»
Упоминайте об этом лишь тогда, когда Вы действительно этого желаете.
     - Не заставляйте понапрасну ждать своего партнера, который рассчитывает
получить от Вас известие, а звоните точно в назначенное время (подходящее Вам),
прежде чем он позвонит Вам.
     - Пусть все входящие телефонные звонки идут через Вашего секретаря или
используйте время от времени автоответчик.
     Возможно отгораживание с помощью секретаря. Важнейшим помощником,
«ключом» к эффективной деятельности менеджера является хороший секретарь,
который может принимать входящие телефонные звонки, сортировать их в
соответствии с приоритетностью и переключать на Вас. Анализ показывает, что
целый ряд телефонных звонков попадает по неправильному адресу и нуждается в
переадресовке (другие сотрудники или службы на предприятии могут быстрее и
лучше дать желаемые сведения).
     Секретарь должен обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить
степень срочности и важности разговора. Вручите секретарю бланк с критериями,
согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены или
их следует попустить к Вам (рисунок 8).

                    Телефонный бланк для секретаря

 1. По какому поводу звонит абонент?
 2. Какие звонки должны быть переадресованы
 подчиненным или в другие подразделения?
 3. Какие темы Ваш секретарь может выяснить
 непосредственно у абонента?
 4. В какое время Вы не хотите, чтобы Вам мешали
 ("спокойные часы")?
 5. С какими лицами Вас вообще не надо соединять (может
 быть, использовать записки)?

 6. С какими абонентами Вас следует соединять только в оп-
 ределенные часы (часы приема, телефонные часы)?
 7. С какими лицами Вас следует соединять в любое время?
 8. Когда следует "пропускать" частные разговоры? С
 какими лицами?
 9. В какое время Вам лучше всего позвонить повторно?
 10. Когда лучше всего позвонить тому или иному
 абоненту?
                               Рисунок 8. - Телефонный бланк
     Не поручайте секретарю использовать следующие извинительные
формулировки: «…на важном совещании», «не хочет, чтобы ему мешали», «… У
него важный визит». Такие и подобные им фразы вызывают неприятные чувства у
                                           61