Этика делового общения. Фионова Л.Р. - 62 стр.

     Другая возможность решить вопрос незамедлительно, состоит в том что
секретарь просит звонящего немного подождать, говоря при этом: «Я посмотрю,
могу ли я его прервать» и получает у своего шефа краткий ответ, которого часто
бывает достаточно абоненту. При таком способе менеджер почти не отрывается от
дел (не требуется слов приветствия и прощания, долгих разговоров), и в тоже
время это соответствует срочности и важности звонка.
Если у Вас нет секретаря или автоответчика, Вы сможете защититься от ненужных
звонков с помощью таких кратких и точных фраз, как: «Я перезвоню Вам позже»
или «Пожалуйста, перезвоните мне в 16.00 часов». В других случаях используйте
опять же бланк разговора (рисунок 9).
     Обратный звонок. Наряду с отгораживанием и незамедлительным
исполнением в исключительных случаях обратный (ответный звонок) является
третьим методом эффективной и рациональной обработки телефонных
переговоров.
     Даже если абоненту не очень подходит время для обратного звонка, эта
коллизия решается на основе самоменеджмента.
     Почему причина звонка другого работника должна автоматически считаться
более важной, чем Ваша причина, согласно которой Вы не можете оторваться от
дела?
     Система обратных телефонных звонков, сведенных в телефонные блоки,
существенно сокращает число ежедневных перерывов в работе.
     Выберите два временных промежутка, например ближе к полудню или к
вечеру, когда Вы сможете «Отрабатывать» свои телефонные разговоры все вместе
или сериями, предварительно подготовившись к ним.
     Преимущество такого, образно говоря, «Серийного производства» перед
многочисленными разрозненными звонками состоит в том, что Вам надо лишь
один раз подготовиться и Вы можете разом выполнить однородную работу.
Испробуйте этот метод и убедитесь в том, какие в нем скрываются возможности
рационализации, но следите за тем, чтобы Ваши телефонные блоки были не
слишком продолжительными (примерно 30 минут). Иначе Ваш телефон будет
постоянно занят и звонящие к Вам потеряют терпение.
     Таким образом, Вы будете вести не бессмысленные разговоры «Между
прочим», а нацеленные, планомерные и потому более эффективные. Ваша
концентрация будет существенно выше, и Вам не будут мешать входящие звонки
(Вы заблокируете свою линию).
     Если Вы заранее определите цель разговоров, Вы сразу сможете начать
обсуждение важных вещей. Вы не тратите время на поспешный поиск во время
разговора необходимых документов, т.к. все уже заранее приведено в порядок.
     Таким образом, Вы сможете сэкономить много времени.
     Для ускорения подготовки одного или нескольких телефонных разговоров Вы
можете использовать план дня. Помечайте там вопросы, подлежащие выяснению
по телефону, а также при необходимости их результаты (рисунки 10, 11).
                                      63