Этика делового общения. Фионова Л.Р. - 61 стр.

звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как с важным лицом. Ему
вдруг дают понять на уровне деловых отношений, что «другой важнее, чем ты!»
(«иначе бы шеф соединился с тобой сейчас же»). Поэтому избегайте ситуаций, в
которых Ваш партнер почувствовал бы себя обиженным или даже униженным.
Выбирайте нейтральные извинения, не говоря уже о том, что Вы вообще не
должны сообщить собеседнику, чем Вы в настоящую минуту заняты.
    Используйте такие не обязывающие формулировки как: «Господина Х в
настоящее время нет на месте (в пути, обедает), и мы ждем его к 14.00 часам. Не
могли бы Вы позвонить позже?». Если Ваш секретарь не уверена в том, хотите ли
Вы соединится с абонентом, она может передать принятие решения об
относительной срочности и важности разговора абоненту: «В настоящее время он
очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его прервать?» Эта стратегия в
большинстве случае хорошо функционирует, поскольку абоненту станет ясно, что
ему хотят пойти на встречу.
    Возможно отгораживание с помощью телефонного автоответчика. Если у Вас
временно или длительное время нет секретаря, целесообразно включить
автоответчик. Не говоря уже о том, что у многих людей есть эмоциональное
предубеждение против автоответчика, он является все же средством «Второго –
сорта», поскольку «Глушатся» все телефонные звонки без разбора. Однако его
преимущество по сравнению с полным отключением телефона состоит в том, что
Вы после завершения всех дел можете прослушать сообщения абонентов и
перезвонить.
    Разговор без откладывания. В исключительных случаях, когда прорываются
важные звонки, или в течение Ваших телефонных «часов приема», рациональное
ведение разговора требует выяснить все пункты телефонного бланка «Разговор без
откладывания». Они представлены на рисунке 9.

            Телефонный бланк "Разговор без откладывания"
                          Сначала взять телефонную книжку!
  1. Кто именно Ваш абонент, из какой фирмы, какие
  функции выполняет и т.д.?
  2. О чем идет речь (какое дело у абонента)?
  3. Насколько срочно и важно дело Вашего партнера
  (сроки исполнения)?
  4. Когда Вы сможете перезвонить (после того, как
  соберете материалы)?
  5. По какому номеру Вы сможете дозвониться до
  своего партнера (при первом контакте: адрес, номер
  телефона или телекса, точное написание фамилии)?


              Рисунок 9. - Телефонный бланк - разговор без откладывания



                                            62