Психология деловых взаимоотношений. Семенов В.Г. - 11 стр.

        Одним из решений проблемы является освоение техники быстрого чтения. Однако для этого
требуется либо закончить соответствующие курсы, либо попытаться овладеть техникой быстрого чтения
самостоятельно. И то, и другое требует значительного времени.
       Существенно быстрее можно научиться правильной схеме работы с документом.




       Схема 4. Эффективное чтение документа.


                                                    ДОКУМЕНТ




                      В архив                       Просмотр


              Работа с документом                   Прочтение                     Заметки


                                                     Детальное        Вопросы
                                                     изучение


                                                      Решение                     Резюме


         Систематическое использование данной схемы позволяет существенно сократить время работы с
документами и избавиться от кипы непрочитанных писем и сообщений. В зависимости от уровня руководства
большая или меньшая часть материалов будет уходить по каналу “Прочтение” или “Работа с документом”,
кстати, во втором случае эту работу уже могут выполнить другие сотрудники.
         Письмо.
         Деловая переписка. Навык работы с документами (в том числе их чтения) позволяет лучше понять,
как нужно готовить письменные документы. Действительно, если вы хотите написать письмо с предложением,
которое прочтет лицо, принимающее решение, то полезно задуматься, что необходимо предпринять, чтобы
при знакомстве с вашим письмом получатель пошел по наиболее выгодному для вас пути.
         Общий принцип составления делового письма можно представить в виде схемы 5. Здесь фактически
используется тот же принцип, что в устной презентации: сначала необходимо привлечь внимание и возбудить
интерес читателя письма, а затем уже обратиться к нему с просьбой или предложением. Аналогом заключения
устного выступления в письме служит указание, какое действие должен предпринять читатель письма, если
его заинтересует содержащаяся в письме информация. Чем подробнее будет описание необходимых действий,
тем больше шансов, что письмо достигнет своей цели.
         Большинство деловых писем пишется с целью реализовать или предложить что-либо. Правильно
написанное письмо ничем не отличается от добротного рекламного объявления. Существуют особые приемы
составления писем, цель которых – привлечь внимание адресата и стимулировать его к необходимым для вас
действиям. Схема письма следующая:

       Схема 5. Структура делового письма.

                  Внимание,
                              Интерес,
                                         Просьба,
                                                    Действие.


        Правильно составленные деловые письма и записки строятся по одной схеме.
        При этом следует иметь в виду, что начальные строки привлекают внимание, следующие одно или
два предложения пробуждают интерес читателя, в следующих два абзацах высказывается просьба.